OpenTR Açık Topluluk Mentorluğu (ATOM) Programı Kuralları

Giriş

OpenTR Açık Topluluk Mentorluğu (ATOM) Programı ile Türkiye’de açık kaynak projelerdeki yazılımcı sayısını artırmayı hedefliyoruz!

Günümüz teknolojik dünyasında, açık kaynak projelerinin önemi giderek artmaktadır. Bu projeler, programcılar arasında işbirliği yapma, paylaşma ve geliştirme fırsatı sunmaktadır. Aynı zamanda da, bu projelerdeki oluşan inovasyon, projelere katkıda bulunan yazılımcıların kendi ülkelerinin ve şirketlerinin yazılım ekosisteminin gelişimine katkıda bulunmaktadır.

Biz de Türkiye’deki yazılımcılara açık kaynak projelerde deneyim kazanma fırsatı sunmak amacıyla, açık kaynak projelere mentorluk programı başlatıyoruz. Bu program, katılımcıların projelere katılmasını, mentorlar tarafından yönlendirilmelerini ve bu süreçte kazandıkları deneyimleri paylaşmasını hedeflemektedir.

Mentorlar arasında sektörde uzman olan ve deneyimli programcılar bulunmaktadır. Program katılımcıları, mentorlarından hem teknik destek alacaklar hem de proje geliştirme teknikleri hakkında bilgi ve beceriler kazanacaklardır.

Biz, açık kaynak projelerine mentorluk programı ile ekosisteminizin gelişimini desteklemek ve yazılımcılarımızın kariyer yolculuklarını kolaylaştırmak istiyoruz. Katılımınızı bekliyoruz!

Hedefler

Programımızın hedefi şunlardır:

• Danışanlara açık kaynak projeler hakkında teknik destek sağlamak
• Danışanlara açık kaynak projelerin ve topluluklarının işleyişi hakkında yol göstermek
• Danışanlara kariyerlerini açık kaynak projelere katkı yaparak nasıl geliştirebilecekleri hakkında kariyer koçluğu yapmak
• Program dahilindeki yazılımcılar arasında iletişim ve işbirliğini artırmak
• Açık kaynak projelere katkıda bulunup onları ilerletmek

Şunlar ise hedefimiz dışındadır:

• Yazılımcı olmayan kişilere yazılım öğretmek
• Programlama dili öğretmek
• Yabancı dil öğretmek
• Açık kaynak projeler dışındaki başka projeler üzerinde çalışmak

Yazılımcı olma yolunda ilerleyen öğrenciler için de Google Summer of Code, LFX Mentorship, Outreachy gibi farklı programlar bulunmaktadır. OpenTR, bunlara uygun profildeki kişileri bu programlara yönlendirmek için ayrıca bir çalışma yapacaktır.

Kapsam

Programın hedef kitlesi

Programımızın amacı yukarıda belirtilen hedefleri göz önüne alındığında, şu kriterleri sağlayan kişiler programa danışan olarak katılabilecektir:

• Email listelerinde ve Github benzeri platformlarda yazışmaları takip edebilecek seviyede İngilizce yeterliliğine sahip olmak
• GitHub veya benzeri platformlarda aktif bir hesaba sahip olmak
• Programlama dilleri ve teknolojileri (Java, Git gibi) hakkında bilgi sahibi olmak
• Açık kaynak projeleri kullanmış olmak
• Programın amaçlarına uygun olarak motivasyon sahibi olmak
• En az 2 senedir yazılım alanında aktif olarak çalışmış olmak (önerilir)

Benzer şekilde, mentorların da şu kriterleri sağlaması beklenmektedir:

• Bir açık kaynak projesi ve topluluğuna aktif katkı yapıyor olması veya daha önceden yapmış olması
• Mentorluk tecrübesinin olması veya mentorluk yapmayı öğrenmek istemesi
• Yazılı iletişim becerisinin olması
• Program metodolojisinde yazılan sınırlar dahilinde, danışan tarafından ulaşılabilir olması
• Pozitif ve hevesli olması

Projeler

OSI lisanslarından birisi ile lisanslanmış, açık bir topluluğa sahip olan açık kaynak projelerin tamamı programa elverişlidir. Mentorlerin yönlendirmesi ve danışanların seçeceği açık kaynak projelerin tamamı programa uygundur. Ancak, projelerin öğrenme ve öğretme zorluğu göz önünde bulundurulmalıdır.

Program süresi

Program toplamda 20 hafta / yaklaşık 5 ay sürmektedir. Zaman çizelgesi aşağıdaki gibidir:

Başlangıç Haftası	Süre (hafta)
-2	2	Program dönem duyurusu
1	3	Mentor başvuruları: Toplama: 16 gün (1. hafta Pazartesi - 3. hafta Salı) Değerlendirme: 2 gün (3. hafta Çarşamba - 3. hafta Perşembe) Yayınlama: 3. hafta Cuma
4	3	Danışan başvuruları toplama
7	1	Danışan ve mentor eşleştirme
8	1	Tanışma, program kurallarını tanıtma, beklentileri belirleme Mentorler ve danışanlar için ayrı kapalı devre meetup düzenlenme Mentorlere bir standart koçluk şablon verme
9	10	Mentor ve danışanın beraber çalışması (10 hafta)
19	1	Çalışma sonucunun toplanması
20	1	Program bitiş duyurusu, sonuçları açıklama, program geri bildirimi toplama ve program değerlendirme

Aktif mentor-danışan çalışma süresi olarak 10 hafta belirlenmiştir ve bu süre açık kaynak projelerde çalışmanın gerekliliklerini öğrenmek için yeterli olarak düşünülmüştür. Danışan ve mentorün ilişkisinin program dışında da devam etmesi beklenmektedir.

Program takvimi

Programın yılda 2 defa yapılması hedeflenmektedir. 5 aylık program sonrasında 1 ay ara verilecektir.

Program dönemlerinin başlangıç ve bitiş tarihleri ile program sürelerinin kesinleştirilmesi, içinde bulunulan zaman diliminin resmi tatiller ve önemli olaylar açısından değerlendirilmesi ile olacaktır.

Her program döneminin duyurusu sırasında, programın tarih çizelgesi de duyurulacaktır.

Metodoloji

Programın sürecinin metodolojisi esnek olmakla birlikte, aşağıdaki kriterleri sağlıyor olmalıdır:

• Mentor ve danışan arasında hangi öğrenme ve öğretme şeklinin daha iyi çalışacağının ortak olarak karar verildiği şekilde olması
• Düzenli tekrar olması
• Danışanın kod yazıyor olması
• Danışanın açık kaynak topluluklarında etkileşime giriyor olması
• Program yöneticilerinin de takip edebileceği bir takip belgesinin dolduruluyor olması

Bazı yöntemler aşağıda sıralanmıştır.

• Video görüşme: Online görüşme ile mentor ve danışan fikir alışverişi yapabilir, haftalık hedef belirleyebilir.
• Shadowing: Belirlenen açık kaynak projeye mentor kendisi katkıda bulunurken, danışan onu ekran paylaşımı suretiyle izleyebilir.
• Pair programming: Danışan bir işi yapmaya çalışırken ekranını paylaşır ve mentoru onu yönlendirir.
• Birebir online eğitim: Mentor danışanına açık kaynak proje ile ilgili sunum, demo ve benzeri şekillerde eğitim verebilir.

Program dahilinde beklenti, bu yöntemlerin tamamının veya büyük çoğunluğunun uygulanmasıdır. Örneğin, en başta mentor sunum ve demo yapabilir. Sonrasında, video görüşme ile fikir alışverişi, yönlendirme ve hedef belirleme olabilir. Daha sonra, mentor bir işin nasıl yapıldığını ekran paylaşarak, danışanın shadowing yapmasını sağlayabilir. Danışan belli bir aşamaya geldikten sonra ise, bu sefer danışan ekran paylaşarak mentorun yönlendirmesi ile bir işi tamamlayabilir.

Üstte yazan metodoloji kriterlerini de göz önünde bulundurarak, bahsedilen yöntemlerdeki aktivitelerin düzenli tekrar etmesi ve danışanı kod yazmaya götürmesi beklenmektedir.

Aynı zamanda, yapılan her aktivitenin, danışan tarafından bir etkileşim notları dokümanına kaydedilmesi beklenmektedir. Bu doküman mentor/danışan etkileşiminin ispatı olarak kullanılacaktır. Bu belgenin bir örneği buradadır: Mentor/danışan etkileşim notları şablonu

Danışan-mentor ilişkisinde, sürecin yürümesi danışanın sorumluluğundadır. Danışan mentorun müsaitliğine uymak durumundadır. Online görüşmelerin tarih ve zamanının ayarlanması gibi görevler danışmanın sorumluluğundadır. Görüşmelerde ve diğer etkileşimlerde konuşulması gereken konuların belirlenmesi da danışan sorumluluğundadır. Aynı zamanda da, danışan mentorun onu çalışmaya zorlamasını veya onun için bir mikro yönetim (micro management) yapmasını beklememelidir.

Program takibi

Programın sağlıklı yürüyebilmesi için program yöneticileri tarafından takip edilebilmesi gereklidir. Bunu sağlamak için, yöneticiler şunları gerçekleştirecektir:

• Her aşama (tanışma, çalışmaya başlama, sonuç toplanması gibi) öncesi mentorların ve danışanların bilgilendirilmesi
• Her aşama sonrası mentor ve danışanın ilgisinin ve ilerlemesinin değerlendirilmesi
• Her aşama sonrası mentor ve danışanın motivasyonunun sağlanması

Bunları yapabilmek için, eğitim metodolojisi kısmında bahsedilen etkileşim notları dokümanına düzenli olarak aktivitelerin ve hedeflerin yazılması gerekmektedir. Ayrıca, yöneticiler belirli aralıklarla bir grup görüşmesi yaparak motivasyonu artırmaya çalışacak ve aynı zamanda yanlış giden şeyleri önceden düzeltmeye çalışacaktır.

Katılımcı sayısı

Programa katılabilecek danışan sayısı mentor sayısıyla orantılı olmak mecburiyetindedir. Programda her mentorun en fazla 3 danışanı olacaktır.

Programdaki mentor sayısında herhangi bir teorik limit olmasa da, yöneticilerin süreçleri daha iyi yürütebilmesi için, kısıtlı sayıda mentor ve dolayısıyla kısıtlı sayıda danışan olacaktır.

Mentor - danışan başvuruları ve eşleşmeleri

Danışanın kazanımı, çoğunlukla mentorun paylaşma kapasitesi -mentorun zamanına veya iş yoğunluğuna bağlı olarak- ile sınırlanabileceği için, mentor programındaki işleyiş açısından baskın rol oynamaktadır. Dolayısıyla, program başlangıcında öncelikle mentor havuzu oluşturulacaktır.

Mentorlar şu bilgiler ile programa başvuracaklardır:

• Aktif olduğu veya çok aktif olmasa da katkıda bulunduğu açık kaynak projeler ve topluluklar
• Danışanın bilmesi gereken programlama dilleri, frameworkler gibi teknik bilgiler
• Saat cinsinden haftalık müsaitlik süresi
• Müsait olduğu zamanlar veya zaman aralıkları
• Daha önceki mentorluk tecrübesi
• CV’si veya LinkedIn profili
• İletişim bilgileri

Bu bilgilerin toplanması sonrasında, program yöneticileri mentor adaylarını mevcut dönemdeki belirlenen mentor sayısına ve mentorların profili ile sunabileceklerine göre değerlendirerek ilan edecektir.

Danışan başvuruları mentor ve proje/topluluk odaklı olacaktır. Danışanlar aşağıdaki bilgiler ile programa başvuracaktır:

• Birlikte çalışmak istediği mentor ve proje
• Programın hedef kitlesi bölümünde belirtilen kriterlere uyup uymadığı
• Mentorun belirlediği teknik yetkinliğe sahip olup olmadığı
• Saat cinsinden haftalık müsaitlik süresi
• Müsait olduğu zamanlar veya zaman aralıkları
• Mentor ve proje seçiminin nedenleri
• Programa başvurma amacı
• CV’si veya LinkedIn profili
• İletişim bilgileri

Mentorların işini kolaylaştırmak amacıyla, danışanların ilk elemesi program yöneticisi tarafından yapılacaktır. Sonrasında, mentorlar ile birlikte danışanlar değerlendirilerek eşleştirme yapılacaktır.

Eğer mentor için teknik yeterliliği uygun olan aday bulunamazsa, mentorun isteğine bağlı olarak, daha temel seviyeden mentorluk yapılmak üzere bir aday ile eşleşme sağlanacaktır.

Yapılan eşleştirmeler daha sonrasında ilan edilecektir.

Program çıktıları

Programda danışanlar:

• Açık kaynak projelerin ve toplulukların işleyişini öğrenirler.
• Açık kaynak projelere katkıda bulunurlar ve maintainer/committer statüsü almak için yolu açarlar.
• Programa kabul olduklarını ve başarıyla tamamladıklarını gösteren bir online sertifika alırlar.
• Mentorları ile bir bağ ve bağlantı kurarlar.
• Programdaki diğer danışanlar, mentorlar ve program yöneticilerinin olduğu topluluğa dahil olurlar.
• Programı destekleyen şirket ve kurumlar ile bağlantı kurarlar.
• Mentor-danışan ilişkisini öğrenirler ve mentorluk yapma konusunda fikir sahibi olurlar.
• Ülkemiz yazılım ekosisteminin açık kaynak know-how’ını artırılar.

Benzer şekilde mentorlar ise:

• Dahil oldukları açık kaynak topluluklara ve projelere insan kaynağı bulurlar ve geri dönüş sağlarlar.
• Mentorluk yapmayı öğrenirler veya geliştirirler.
• Programa kabul olduklarını ve başarıyla tamamladıklarını gösteren bir online sertifika alırlar.
• Danışanları ile bir bağ ve bağlantı kurarlar.
• Programdaki diğer danışanlar, mentorlar ve program yöneticilerinin olduğu topluluğa dahil olurlar.
• Programı destekleyen şirket ve kurumlar ile bağlantı kurarlar.
• Ülkemiz yazılım ekosisteminin açık kaynak know-how’ını artırılar.

Yönetici Görevleri

Program yöneticileri özet olarak programa katılımcı bulmak, programın icraını gerçekleştirmek ve programın duyurulmasını sağlama görevlerini üstlenirler.

Yöneticiler bunlardan sorumludur:

• Bu belgenin ve eklerinin güncelliğinin korunması ve sürekli olarak geliştirilmesi
• Programın duyurulması ve reklamının yapılması
  • Program lansmanından ve dönem duyurularından önce, şirketler ve kurumların desteği istenir ve duyuru aşamasında bu destekten faydalanılır.
  • Programın sosyal medya ve benzeri platformlarda reklamı yapılır.
  • Program duyurusu, bir online meetup ile desteklenir.
• Şirket ve kurum desteği bulunması
  • Programa kitlelere duyurma, insan kaynağı sağlama ve benzeri konularda destek verebilecek şirket ve kurumlara ulaşılır.
• Mentor insan kaynağı bulunması
  • Üstte bahsedilen mecralardan mentor insan kaynağı bulunur.
  • Program lansmanında ve ilk aşamalarda, mentor sayısı kısıtlanır.
  • Mentor başvuru formu hazırlanır ve bu formda mentorların hangi alanlarda ve projelerde mentorluk yapabileceği bilgisi toplanır.
  • Mentor - danışan başvuruları ve eşleşmeleri bölümünde detaylandırıldığı üzere, mentorlar değerlendirilir ve kabul edilen mentorlar ilan edilir.
• Danışan adayları bulunması
  • Üstte bahsedilen mecralardan danışan adayları bulunur.
  • Danışanlar için başvuru formu hazırlanır. Bu form, genel bir havuz oluşturmak amacı ile değil, bulunan mentorlara uygun danışanların başvurularını almak için oluşturulur.
• Mentor ve danışan eşleşmesi
  • Mentor - danışan başvuruları ve eşleşmeleri bölümünde detaylandırıldığı üzere, danışan başvuruları sonrasında, mentorlara uygun adaylar belirlenir.
  • Mentorların da onayıyla, uygun eşleştirmeler yapılır.
  • Mentorlar programda asıl önemli kişiler oldukları için, son karar onlara bırakılır.
• Kabul edilen mentorların eğitimi
  • Yöneticiler, programın en başında mentorlara daha iyi bir öğretmen ve coach olabilmeleri için kısa bir online eğitim verirler.
  • Yöneticiler, isteyen mentorlara süreç yönetimi için daha detaylı bir Kata eğitimi de verirler.
• Kabul edilen danışanlar için program hakkında eğitim verilmesi
  • Program dönemi başlangıcında, kabul alan danışanlar için online kısa bir eğitim verilir. Bu eğitimde özetle danışan görevleri kısmındaki içerik anlatılır.
• Program bitiş değerlendirmesi ve duyuru yapılması
  • Program dönemi bitiminde danışanlardan anket şeklinde rapor istenir.
  • Mentorlardan ise danışan hakkında geri bildirim istenir.
  • Toplanan raporlardan bir duyuru oluşturulur ve paylaşılır.
  • Hem mentorlardan hem de danışanlardan program ve program dönemi hakkında geri bildirim istenir.

Mentor Görevleri

Programda bir danışanla eşleşen mentorlar, danışanlara açık kaynak projelerle ve topluluklarla ilgili bilgi ve tecrübelerini aktarırlar. Bu sadece teknik bilgi ile sınırlı değildir. Aynı zamanda açık kaynak dünyasının ve danışanın çalışmak istediği topluluğun da kültürü, yürüyüş şekli, yol ve yordamı da buna dahildir. Aynı zamanda kariyer danışmanlığı da yaparlar. Bütün bu aktarımı ve danışmanlığı da eğitim metodolojisi bölümünde anlatılanları uygulayarak yaparlar.

Mentorların aynı zamanda program yöneticilerine karşı olan sorumlulukları da bulunmaktadır. Bunlar program takibi kısmında anlatılan ve yöneticilerin mentorluk sürecini takip edebileceği mekanizmanın işleyişi ile ilgili görevlerdir.

Aynı zamanda, program bitiminde program ve danışan hakkında geri bildirim de yaparlar.

Aşağıdakiler ise mentor görevleri arasında yer almamaktadır:

• Yazılıma yeni başlayan birisine yazılım öğretmek
• Danışan yerine kod yazmak
• Danışana İngilizce öğretmek
• Danışana bir programlama dilini öğretmek
• Danışana iş bulmak, iş önermek

Bahsedilmesi gereken önemli bir kısım da, mentorun danışanın çalışmasını zorlamak veya danışanın işini takip etmek gibi bir görevi olmamasıdır. Danışan-mentor ilişkisinde, süreci yürüten taraf danışan olmalıdır. Aynı zamanda, online görüşmelerin planlanması gibi lojistik işler de danışanın sorumluluğundadır ve mentor bunlarla uğraşmayacaktır.

Danışan Görevleri

Programa kabul edilen danışanlar, mentorların tecrübesi ve bilgisinden en iyi şekilde faydalanırlar. Bu faydalanma, odak olarak açık kaynak projeler ve topluluklarda teknik ve kültür bilgisi olmakla beraber, bununla kısıtlı değildir. Danışan kariyer danışmanlığı da alacaktır.

Danışan bu faydalanmayı, eğitim metodolojisi bölümünde anlatılan metodolojiye uygun bir şekilde gerçekleştirir. Aynı zamanda, program takibi kısmında anlatılan ve yöneticilerin mentorluk sürecini takip edebileceği mekanizmanın işleyişi ile ilgili görevleri de bulunmaktadır.

Danışan aşağıdakilerden sorumlu değildir:

• Mentorun şahsi işlerini yapmak
• Program dahilindeki açık kaynak proje dışındaki projelerde çalışmak

Danışanın mentor ile düzenli bir çalışma yürütebilmesi kendisi yönetimindedir. Online görüşmelerin ayarlanması gibi lojistik işler de danışan sorumluluğundadır.

Genel olarak da, danışanlar teknik gayret göstermek, açık kaynak kültürü ve yol-yordamı hakkında bilgi kazanımında bulunmak durumundadır.

Terimler

• Program: Bu dokümanda detayları verilen OpenTR Açık Topluluk Mentorluğu (ATOM) Programı.
• Dönem: Program dahilinde, belirli bir zaman dilimindeki program icraı.
• Danışan: programın hedef kitlesinde tanımlanan kriterlere sahip olan, mentorlardan danışma/mentorship/coachluk/yol gösterme alacak kişiler
• Mentor: programın hedef kitlesinde tanımlanan kriterlere sahip olan, danışanlara danışma/mentorship/coachluk/yol göstericilik/öğretmenlik yapacak kişilerdir.
• Yönetici: Program kurallarını belirleyen ve dönem icraını gerçekleştiren kişiler
• Açık Kaynak Proje: OSI lisanslarından birisi ile lisanslanmış, açık bir topluluğa sahip olan açık kaynak projeler

Ek A - Mentor/danışan etkileşim notları şablonu

Mentor/danışan etkileşim notları örneği

Bu kılavuz programda gönüllü olarak mentorluk yapmayı düşünebilecek kişileri çekmek, onların beklentilerini belirlemek ve programa nasıl başvuracaklarını anlatmak için yazılmıştır.

Henüz aday oldukları için, programa kabul olduktan sonraki kısımların detaylarına yer verilmemiştir.

Ek B - Danışan Adayı Kılavuzu

OpenTR Açık Topluluk Mentorluğu (ATOM) Programı - Ek B - Danışan Adayı Kılavuzu

Bu kılavuz programa başvurmayı düşünebilecek kişileri çekmek, onların beklentilerini belirlemek ve programa nasıl başvuracaklarını anlatmak için yazılmıştır.

Henüz aday oldukları için, programa kabul olduktan sonraki kısımların detaylarına yer verilmemiştir.

Ek C - Danışan Kılavuzu

OpenTR Açık Topluluk Mentorluğu (ATOM) Programı - Ek C - Danışan Kılavuzu

Bu kılavuz programa başvurmuş ve bir mentor ile eşleştirilerek kabul almış danışanların programı daha iyi anlaması için oluşturulmuştur.

Ek D - Mentor Adayı Kılavuzu

OpenTR Açık Topluluk Mentorluğu (ATOM) Programı - Ek D - Mentor Adayı Kılavuzu

Bu kılavuz programa başvurmayı ve gönüllü olmayı düşünen mentorların programı daha iyi anlaması için oluşturulmuştur.

Henüz aday oldukları için, programa kabul olduktan sonraki kısımların detaylarından bahsedilmemiştir.

Ek E - Mentor Kılavuzu

OpenTR Açık Topluluk Mentorluğu (ATOM) Programı - Ek E - Mentor Kılavuzu

Bu kılavuz, bir danışanla eşleştirilmiş mentorların programı daha iyi anlaması için oluşturulmuştur.

Ek F - Yönetici checklist

OpenTR Açık Topluluk Mentorluğu (ATOM) Programı - Ek E - Yöntetici Checklist

Bu kılavuz, bir yöneticilerin bir ATOM döneminde yapması gerekenleri listelemektedir.