ATOM Yönetici Checklist

Bu kılavuz, ATOM programı yöneticilerinin görevlerini zamanında ve tutarlı şekilde yapması için tasarlanmıştır.

Program kurallarından program süresi kısmına bakarak zamanlama yapın.

1. Planlama

  • Program zaman çizelgesini belirle
    • Bayram, tatil, konferans göz önünde bulundur
    • Aşamalar, başvurular, sessionlar
  • Bu checklist ile yeni bir Google Doc oluştur
    • ATOM drive’ında, yeni dönem için

2. Program duyurusu

  • Sosyal medyadan programı duyur
    • Bilgiler
      • ATOM yeni dönem başlıyor
      • Mentor başvuruları tarihi
      • Danışan başvuruları tarihi
    • Twitter (örnek)
    • LinkedIn
    • Boost iste
  • Davet edilecek mentorları belirle ve bir listeye ekle (private)
    • OpenTR raporundaki OSS contributorlar
    • ASF, CNCF vb. topluluklardaki kişiler
    • Geçen dönemlerden, tekrar mentorluk yapmak istediğini ankette belirten mentorlar
    • Katkıya devam etmiş ve mentorluk yapmak istediğini ankette belirten önceki danışanlar
    • Partner topluluklardaki OSS contributorlar
    • LinkedIn’deki diğer kişiler
  • Mentor başvuru formunu hazırla, ama henüz başvuruyu kapalı tut
  • Mentor program tanıtımı için session ayarla, başvuru tarihi başlangıcında olacak şekilde

3. Mentor başvuruları (~2.5 hafta)

  • Sosyal medyadan duyur
    • Bilgiler
      • Mentor başvuru tarihi açılış, kapanış
      • Form linki
      • Mentorlar için program tanıtımı session’una link ile
    • Twitter (örnek)
    • LinkedIn (örnek)
    • Boost iste
  • Mentor başvuru formunu başvurulara aç
  • Potansiyel mentor listesindeki kişilere davet gönder
    • Davet yazısı şablonunu kullan (private)
    • Program tanıtımı session’una link ile
  • Mentor tanıtımı session’unu yap
    • Bitince kaydını yayınla
  • Danışan program tanıtımı için session ayarla, başvuru tarihi başlangıcında olacak şekilde
  • Aralıklı olarak başvuruları kontrol et ve sosyal medyadan repost yap ve davet edilenleri takip et
  • Süre sonunda mentor başvuru formunu kapat

4. Mentor başvurusu değerlendirme (0.5 hafta)

  • Başvuru formu sonuçlarının kopyasını oluştur üzerinde çalışabilmek için
  • Mentorları seç
  • Tamamlanınca
    • Mentorları sitede yayınla
    • Danışan başvuru formunu hazırla ve aç
    • Sosyal medyadan duyur
      • Bilgiler
        • Mentorlarımız şu kişiler
        • Danışan başvuruları açıldı, şu tarihte kapanıyor
        • Danışan program tanıtımı için session’ına link
        • Başvuru formuna link
      • Boost iste
    • Mentorlara mail at
      • Sosyal medya desteği iste
      • Sürecin devamını anlat

5. Danışan başvuruları (3 hafta)

  • Başvuru formu zaten açık
  • Danışan tanıtımı session’unu yap
    • Bitince kaydını yayınla
  • Aralıklı olarak başvuruları kontrol et ve sosyal medyadan repost yap
  • Süre sonunda
    • Danışan başvuru formunu kapat
    • Mentorlara mail at sürecin devamına dair
      • Hızlı cevap vermelerini iste

6. Danışan mentor eşleştirme (1 hafta)

  • Başvuru formu sonuçlarının kopyasını oluştur üzerinde çalışabilmek için
  • Danışan ön eleme yap
  • Mentorlara mail ile isteklerini sor
    • Başvuran bilgileri ile
  • Mentor ve danışan eğitimi session’u oluştur
  • Eşleştirme tamamlanınca
    • Siteyi güncelle
    • Mentorlara ve danışanlara mail at
      • Mentor ve danışan eğitimi için session bilgisiyle
      • Boost iste
    • Sosyal medyadan duyur
      • Bilgiler
        • Danışanlarımız şunlar bunlar
      • Boost iste

7. Tanışma haftası

  • Mentor ve danışan eğitimi session’unu yap

8. Beraber çalışma (10 hafta)

  • 4 haftada bir grup toplantısı yap
    • Toplantıdan sonra kayıt gönder
  • Beraber çalışma bitişinden 2 hafta önce
    • Son haftalar olduğunun hatırlatmasını geç
  • Mentor bitiş anketi hazırla
  • Danışan bitiş anketi hazırla

9. Sonuç toplama (1 hafta)

  • Mentor retrospective session’u ayarla
  • Danışan retrospective session’u ayarla
  • Mentor bitiş anketi gönder
    • Retro session linki ile
    • Program henüz bitmedi, retro var
  • Danışan bitiş anketi gönder
    • Retro session linki ile
    • Program henüz bitmedi, retro var

10. Bitiş

  • Anketleri incele
  • Mentor retrospective yap
  • Danışan retrospective yap
  • Başarılı danışanlar için sertifika hazırlat
  • Sonuç raporu yaz
  • Siteyi güncelle
  • Mentorlara ve danışanlara mail at
    • Sertifika ile
  • Sosyal medya post
  • Yeni dönemde programda yapılacak değişiklikleri belirle
  • Yeni dönem planlama toplantısı oluştur

Notlar

Social media boost

  • Eski mentorlar, eski danışanlar
  • Slack / Discord
  • JUG İstanbul
  • Diğer partner topluluklar
  • TRAKP
Son düzenleme 19.02.2024: ATOM programını OpenTR'ye taşıyoruz (#36) (9a1e70a)